كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة هو ذلك السؤال الذي تبحث الكثير من الفتيات عن الإجابة عليه، لأن مهنة السكرتارية من المهن المناسبة للفتيات، لهذا سوف نوضح لكم من خلال موقع البلد بعض الأسس والأساليب التي يمكن من خلالها العمل في وظيفة السكرتارية.
تعريف السكرتارية
وظيفة السكرتارية هي أحد الأعمال التي تعتمد على تنظيم البيانات والمعلومات الخاصة بالمؤسسة أو الشركة بشكل منظم بحيث يسهل على المدير المسؤول الرجوع إليها، وهي عمل إداري يحتاج إلى تعلم بعض المهارات والخبرات.
وظيفة السكرتارية تعد بمثابة همزة الوصل ما بين المدير والإدارة العليا وبين باقي الموظفين، وتقوم السكرتارية بتنظيم المواعيد والزيارات والتعامل مع كبار المسؤولين وغير ذلك من المهام الوظيفية.
كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة
حتى تصبحين سكرتيرة ناجحة فإن هذا الأمر يتطلب منك القيام بعدة أمور منها.
1- إدارة الوقت
يجب عليك أن تتعلمي إدارة الوقت الخاص بمديرك بشكل صحيح ومنطقي، كما إنك يجب أن تلتزمي بما يطلبه منك المدير من مهام في الوقت المحدد لذلك.
مثلًا: لو طلب منك طلب يقدم في اليوم التالي، فعليك أن تقومي بالتجهيز له منذ تلك اللحظة حتى يكون هذا الطلب جاهز قبل موعده أو في الوعد المحدد حتى لا تقعي في موقف محرج.
2- مهارة البحث
تعتبر مهارة البحث أحد المهارات الأساسية التي يجب على السكرتيرة أن تمتلكها، بحيث يكون لديك الخبرة في طريقة البحث الصحيحة عن المعلومات والوصول إلى المعلومات والبيانات الصحيحة بكل دقة.
قد يطلب منك إجراء حجوزات سفر، طلب معلومات عن شركة معينة منافسة، معلومات عن بعض العملاء وغير ذلك من المعلومات التي تحتاج إلى معرفة طريقة البحث الصحيح عنها.
3- مهارات الحاسوب
لأن الحاسب الآلي الآن أصبح جزء رئيسي من أي عمل، لهذا يجب على السكرتيرة الناجحة أن تمتلك العديد من المهارات المختلفة لاستخدام الحاسوب، سواء كان ذلك بتعلم التعامل مع الحاسب نفسه أو الدخول على الإنترنت.
لو كانت السكرتارية لا تمتلك هذه الخبرة، يمكنها أن تأخذ بعض الدورات التدريبية التي تساعدها على ذلك.
المهارات التي يجب أن تمتلكها السكرتيرة
هناك بعض المهارات يجب أن تمتلكها السكرتيرة حتى تكون ناجحة في عملها ومنها:
1- المهارات الشخصية
يجب أن تتحلى السكرتيرة بالقدرة على التواصل الفعال مع الآخرين سواء كان ذلك من خلال الهاتف أو البريد الإلكتروني أو التعامل المباشر مع الآخرين.
2- تدوين الملاحظات
لو كنتي تبحثين أن تكوني سكرتيرة ناجحة يجب عليك الاهتمام بتدوين الملاحظات الدقيقة والتي يحتاج إليها العمل، ويمكن القيام بتدوين ذلك إما كتابيًا أو على جهاز الكمبيوتر أو حتى التسجيل الصوتي لها.
3- الالتزام بمواعيد العمل
من الأمور التي يجب أن تراعيها السكرتيرة هي الالتزام بالحضور والانصراف في مواعيد العمل، لأن تأخر السكرتيرة عن موعدها قد يؤدي إلى تعطيل بعض المهام.
4- القدرة على التواصل مع الآخرين
السكرتيرة كما ذكرنا إنها همزة الوصل ما بين الإدارة وبين الموظفين، وبين العملاء لهذا يجب أن تمتلك السكرتيرة القدرة على التواصل الفعالة الناجح مع الآخرين، وترتيب المواعيد المناسبة للجميع.
5- البحث عن المعلومات الدقيقة
الأهم من البحث عن المعلومة هو البحث عن صحة ودقة المعلومة، لأن المعلومات التي تحصل عليها السكرتيرة يبنى عليها الكثير من أساسيات العمل.
6- تعلم أكثر من لغة
هناك بعض الأعمال السكرتارية تتطلب أن تتعلم أكثر من لغة حتى تستطيع أن تتعامل مع جميع الفئات من العملاء، خاصة لو كانت طبيعة الشركة تتعامل مع عدة جنسيات.
تعد اللغة الإنجليزية من اللغات الأساسية التي يجب أن تحرص السكرتيرة على تعلمها، لأنها تحتاج إليها في العديد من الأعمال التي تقوم بها، سواء في الأعمال الكتابية على جهاز الحاسب الآلي أو التحدث بها مع بعض العملاء.
المهام الوظيفية للسكرتارية
السكرتيرة يكون لها بعض المهام الوظيفية المحددة مثل:
- دور السكرتيرة يتمثل في الاهتمام بالوظائف الإدارية المتعددة مثل: جمع بعض المستندات، إجراء المعاملات الكتابية، إبرام بعض الاتفاقات والعقود.
- هناك بعض الفروع من الأعمال التي تقوم بها السكرتيرة تكون طبيعة أو قانونية أو ثقافية.
- استلام البريد اليومي والقيام بتصنيفه وتسجيل البريد الصادر والوارد على حدى، وعرضه على الإدارة.
- كتابة التعليمات والتقارير وتوزيعها على الأقسام والفروع الداخلية والخارجية، والقيام بمتابعة إرسالها سواء كان عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس أو غير ذلك من الطرق.
- يتم القيام بعمل ملخص لآخر الأخبار والمستجدات في المجال الذي تعمل فيه السكرتيرة وتقديمه للإدارة، والحرص على متابعة المنافسين.
- تحديد المواعيد والالتزامات والقيام بإلغاء وتعديل بعض المواعيد على حسب ظروف العمل أو ظروف الإدارة.
- التعامل مع كل الاتصالات الهاتفية التي ترد إلى الشركة والقيام بتحويلها إلى المدير، أو الاتفاق على المواعيد التي تجرى فيها المقابلات مع المدير المسؤول.
إليك ايضًا: كيفية تسجيل الدخول إلى هوتميل بالخطوات
أهمية عمل السكرتارية
- القيام بتقليل العبء عن الإدارة وعن المديرين، لأن السكرتيرة تقوم بممارسة بعض الأعمال التي يحتاجها المدير وتكون جاهزة له على الفور.
- التنسيق ما بين المدير والموظفين أو بين رجال الأعمال الذين يتم التعامل معهم.
- تأمين التواصل ما بين الإدارة وبين الجهات الأخرى.
- توفير المعلومات والبيانات التي يحتاجها المدير بدون بذل أي مجهود منه.
- ترتيب مواعيد المدير.
بهذا نكون وضحنا لكي كيف تصبحين سكرتيرة ناجحة ؟، وإذا تم الالتزام بكل البنود الرئيسية التي يجب على السكرتيرة امتلاكها فسوف تستطيعين بالفعل إثبات نفسك في مهنة السكرتيرة، نرجوا أن يكون الموضوع حاز على إعجابكم.
