كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية هي خطوات مدروسة لا بد من اتباعها حتى يكون التقرير صحيح وقوي، قد يرى البعض أن الأمر معقدًا ولكن التدريب لا يجعل أي شيء صعب، فمن خلال القليل من التمرين على كتابة التقرير ستكون محترفًا فيه، وفي موقع النيل سنتعرف إلى الطريقة الصحيحة لكتابة التقرير بكل تفاصيلها.
كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية
قد يكون لديك اعتقاد بأنك انتهيت من عبء كتابة مواضيع التعبير بمجرد الانتهاء من الدراسة، بالفعل إنك لن تكتب مواضيع تعبير مرة أخرى ولكنك قد تحتاج إلى نوع أكثر عمقًا من الكتابة مثل كتابة المقالات والتقارير وغيرها.
دعونا نقول في بداية الأمر عن التقرير هو عبارة عن مستند يحتوي على بعض المعلومات المباشرة والمختصرة، غالبًا ما يكون الهدف منه هو تحليل موقف معين، إلى جانب أنه يقدم بعض التوصيات التي تساعد على اتخاذ القرارات.
يحتوي التقرير على بعض الأقسام والصفحات المرقمة التي من شأنها أن توجه القارئ إلى معلومات محددة بشكل منظم، وفيما يلي سنتعرف إلى كل ما يساعدك على كتابة التقرير بشكل سهل وواضح.
خطوات كتابة التقرير
من الجدير بالذكر أن كتابة التقارير تحتاج إلى أن يكون الشخص لديه مهارات تواصل جيدة جدًا، كما أنه بزيادة عدد التقارير التي تقوم بكتابتها يجعلك أكثر احترافية وتمكن، وإليك بعض الخطوات التي لا بد من اتخاذها لعمل تقرير احترافي:
1- تحديد الفئة المقدم لها التقرير
في البداية عليك أن تحدد من هم الأشخاص المستهدفون لقراءة تقريرك، هذا الأمر يفيد كثيرًا في تحديد الكيفية التي يتم بها تنسيق الكتابة وكذلك النبرة التي ستستخدمها في أسلوبك عند كتابته.
2- تحديد المعلومات التي تريد كتابتها
بعد أن تحدد الجمهور المستهدف لهذا التقرير من الضروري أن تحدد ما هي المعلومات التي يجب أن يتضمنها التقرير، أو ما هو الهدف من تقريرك.
عليك أن تختار المعلومات التي سيكون من السهل توصيلها للقُراء، كذلك تلك المعلومات التي تكون في صميم ما تريد قوله، فمثلًا في حالة أنك أردت كتابة التقرير عن خدمة العملاء، فلا بد من أن يتضمن التقرير معلومات عن أهداف خدمة العملاء والتحديات التي يواجهها فريق موظفي خدمة العملاء.
3- هيكلة التقرير
من الضروري أن يتم هيكلة التقرير حتى يكون من السهل قراءته، ويمكنك أن تستعين بتلك المكونات لتحديد الهيكل الخاص بالتقرير:
- صفحة العنوان.
- بعدها الملخص الذي يتضمن وصف محتوى التقرير.
- إذا كان التقرير يتكون من عدة صفحات عليك أن تضع جدول محتويات.
- من ثم المقدمة التي تعرض الهدف منه.
- بعدها تكون هناك فقرة أساسية تحتوي على كل المعلومات التي ينقلها التقرير.
- في النهاية يتم كتابة التوصيات أو الخلاصة اعتمادًا على الغرض من التقرير.
4- استخدام لغة مختصرة
من أهم خطوات كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية أن تكون اللغة التي تستعين بها في الكتابة واضحة ومختصرة، ولا بد من التعبير عن النقاط بشكل موجز قدر ما استطعت، والاعتماد على البساطة في الكتابة مع الحرص على أن تكون احترافية.
5- التدقيق والتحرير
إن آخر الخطوات أن تقوم بالتدقيق في الكلام والقواعد اللغوية من أجل اكتشاف الأخطاء الإملائية أو النحوية قبل إرساله.
بعد ذلك عليك أن تترك التقرير لمدة ساعة ومن ثم تراجع مرة أخيرة، فإن تلك الخطوة سوف تساعدك على اكتشاف أكبر قدر من الأخطاء التي قد تغفل عنها في المرة الماضية.
مكونات التقرير
في إطار التعرف إلى كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، وبعد أن علمت الخطوات التي لا بد من اتخاذها عند كتابة التقرير، عليك معرفة المكونات التي يحتوي عليها والكيفية التي يجب أن يكون عليها كل مكون، وذلك بالنظر إلى الفقرات التالية:
1- مقدمة التقرير
إن الجزء الذي يتعلق بالمقدمة من أهم ما يتم تقديمه للقارئ في التقرير، وترجع أهمية المقدمة إلى أنها ترشد من يقرأها إلى هدف التقرير، ومن أجل أن تكتب مقدمة محترفة عليك أن تتبع ما يلي:
- تعرف إلى موجزك: فمن الضروري أن يتضمن التقرير موجز واضح لما تريد تقديمه، مع الحرص على توضيح ما تريد أن يقوم به القارئ بعد الانتهاء من قراءة هذا المستند، هل هو اتخاذ قرار معين أو موافقة على توصية ما.
- أثناء الكتابة ضع الموجز في عين الاعتبار: فدائمًا ما يكون لديك تفكير في موجز التقرير ولا يجب أن تغفل عما تريد أن تكتب ولمن.
2- خاتمة التقرير
تعتبر الخاتمة هي آخر جزء والأهم في التقرير كله، ولا تتمكن من إنهائه دون كتابة هذه الخاتمة، وذلك لأنها تتضمن ما يرغب القارئ في فعله، وهذا ما يطلق عليه Call To Action.
إن تلك الخاتمة من الممكن أن تحتوي على استنتاج محدد أو فعل أو توصية معينة، وذلك بعد أن يكون القارئ قد حصل على كل المعلومات التي تريد أن تقدمها له.
3- عناصر التقرير
للحصول على كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، فعليك أن تبدأه بمخطط تفصيلي، وفي كل عنصر من عناصر هذا المخطط عليك أن تكتب جملة تصف ما سوف تشرح فيها، وفيما يلي سوف نتعرف إلى كل قسم من أقسام التقرير:
- العنوان: لا بد أن يكون عنوان التقرير واضح ويجب أن يشير إلى ما تريد قوله بشكل صريح، وعليك أن تتذكر أنك لا تكتب رواية إذ تتمكن من وضع عنوان فرعي إذا احتاج الأمر، كما يجب أن تتأكد أن حجم خط العنوان أكبر من حجم الخط الذي تكتب به التقرير نفسه.
أما بالنسبة للتصميم فلا بد من أن يكون في صفحة خاصة تكون جذابة، على أن يكون هناك تسلسل هرمي يصف ظهور العنوان.
- جدول المحتويات: من الضروري أن تترك صفحة فارغة حتى الانتهاء من كتابة التقرير تستخدمها لتوضح فيها محتوياته في حالة أنك لم تكن تعلم أرقام الصفحات.
- ملخص: يفضل أن تقوم بعمل موجز أو ملخص تكتبه بعد الانتهاء من كتابة التقرير، وقد تتمكن من عمل هذا الملخص في البداية من أجل التسهيل في متابعة الكتابة، وهو يكون بمثابة مرجع يساعدك في معرفة ما وصلت إليه في العمل.
فيمكن اعتبار الملخص هو بمثابة دعاية لكامل التقرير لا بد أن يحتوي على الغرض من الكتابة وجزء من القرار.
- المقدمة: في هذا الجزء عليك أن تقوم بكتابة الغرض الذي تكتب من أجله التقرير وتكون المقدمة من فقرة واحدة إلى صفحة كاملة.
- المحتوى: إن هذا الجزء هو الذي يتم فيه كتابة كل المعلومات التي تريد توصيلها للقارئ، مع استخدام النقاط بشكل منتظم حتى تسهل على الجمهور الذي يقرأه.
- التوصيات: عليك هنا أن تصيغ بعض التوصيات باعتبارها مجموعة من الإجراءات أو الأهداف القابلة للتنفيذ، ويعتبر هذا القسم ضروري جدًا في حالة إن كان التقرير خاص بالشركات والأعمال بصورة عامة، ولكنه لا يكون فعال بالنسبة للطلاب.
- الملاحق: في النهاية عليك أن تذكر المراجع التي قمت بالاستعانة بها من أجل كتابة التقرير الخاص بك، وفيه يتم كذلك كتابة الروابط التي لها علاقة بالموضوع.
أنواع التقارير
إذا أردت أن تعرف كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، فمن الضروري أن تعرف أن هناك أكثر من نوع للتقارير، وفيما يلي سنتعرف إلى كل منها:
- التقارير السنوية: وهي تلك التي توضح الأداء الذي يتم في الشركة في كل عام.
- التقارير الأسبوعية: تعتمد على تقديم المقترحات المختلفة كل أسبوع، وهو غالبًا ما يكن مكون من صفحة واحدة.
- تقارير المشروع: هي التي تجعل الفريق على دراسة كاملة بحالة المشاريع التي يقومون بها، إضافة إلى المخطط الزمني الذي يسير عليه المشروع.
- تقارير المبيعات: هذا النوع يسمح لفريق المبيعات أن يكون على دراية واطلاع مستمر بهوامش الربح والزيادة، وهو يساعد في اتخاذ قرار تغيير خطة العمل أم إبقائها كما هي.
- تقرير البحث: يحتوي على النتائج العلمية التي توصل إليها الباحث من خلال دراسته.
- تقرير أكاديمي: هو ذلك التقرير الذي يتم إنشاؤه غالبًا فيما يتعلق بالدراسات العليا.
إن كتابة التقارير من الأشياء التي لا يمكن عملها دون النظر في قواعدها وطريقة تنظيمها، حيث إن التقرير له بعض الأسس التي لا بد من الاعتماد عليها من أجل الحصول على تقرير محترف موجز يحتوي على معلومات مهمة ومفيدة.
