نماذج خطابات رسمية عادةً ما تنقسم إلى نوعين، النوع الأول منها هو الخطاب الذي يتم توجيهه من قبل أحد الأفراد إلى جهة رسمية، أما النوع الثاني هو الخطاب الموجه من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى، ومن ناحية أخرى تختلف الخطابات الرسمية في المضمون ما بين خطاب موجه بغرض الشكوى أو خطاب هدفه إتمام بعض الإجراءات والتعاملات الرسمية.
لذلك في هذا الموضوع سنقوم بذكر نماذج خطابات للأغراض المختلفة من خلال موقع البلد.
نماذج خطابات رسمية
الجدير ذكره عن نماذج خطابات الرسمية هو أن الشكل العام للخطاب لا يختلف من كونه خطاب موجه من جهة رسمية لأخرى أو من خطاب موجه من أحد الأفراد إلى جهة رسمية، كما أنه لا يتغير بتغيير هدف الخطاب سواءً لتوجيه شكوى أو إتمام بعض الإجراءات الرسمية.. في جميع حالاته يجب أن يتضمن بعض العناصر الرئيسية، حيث أن الخطابات الرسمية تمكن الأفراد والجهات المختلفة من إتمام مصالحهما في وقت قصير وعلى أفضل شكل.
عدم الامتثال للشكل الرسمي للخطاب قد يسبب تعطل المصالح وعادةً لا يعتد به، لذلك سنقوم بذكر نماذج خطابات رسمية في السطور التالية.
نموذج خطاب رسمي جاهز
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
إلى الأستاذ/…
تحية طيبة وبعد،
(يتم كتابة سبب الخطاب بالتفصيل).
ولكم جزيل الشكر والتقدير.
مرسلة لسيادتكم من/….
التوقيع أو الختم /…
التاريخ/…
نموذج خطاب للمدير العام
كُتب في يوم: …. الموافق: ….
تحية طيبة وبعد،،
إلى السيد الأستاذ: ـــــــــــ؛ رئيس مجلس إدارة شركة:ــــــــــ.
يُشرفني أن أتقدم إلى سيادتكم بهذا الخطاب لكي (كتابة سبب الخطاب بالتفصيل)
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتحية والتقدير.
مُرسله إلى سيادتكم من/ ــــــــــــــــ.
أرقام الاتصال/ــــــــــــ.
البريد الإلكتروني/ـــــــــــ.
التوقيع/ ــــــــــــ ختم الشركة/ ــــــــــــ.
نموذج خطاب موجه لجهة حكومية
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد..
السيد الأستاذ:ـــــــــــــــ مدير إدارة/ ــــــــــــ.
تحية طيبة وبعد،،
أتقدم إلى سيادتكم بطلب عاجل من أجل (كتابة سبب الخطاب بالتفصيل).
وتفضلوا بقبول التقدير والاحترام.
مُقدمة لكم من/ـــــــــــ الموظف في فرع/ ـــــــــــــ.
رقم الهاتف/ـــــــــــــ البريد الإلكتروني/ـــــــــــــ.
التوقيع/ ــــــــــــ.
نموذج خطاب شكوى رسمي
السيد:….، مدير الشركة:…………
تحية طيبة وبعد أتقدم إلى سيادتكم اليوم بالتظلم من أجل اتخاذ القرار رقم…..
الذي قد جرى إصداره في حقي، والذي ينص على(كتابة السبب بشكل مفصل)
التوقيع:…….
نصائح لكتابة الخطاب الرسمي
هناك بعض النصائح التي يجب اتباعها عن كتابة خطاب رسمي، كما أنه يجب أن بتضمن بعض العناصر الرئيسية، وتتمثل في:
- عند كتابة خطاب رسمي يجب أن يبتعد الكاتب عن استخدام الألفاظ الأدبية والمحسنات البديعية والتركيز على الالتزام بالموضوعية.
- يُنصح بتجنب اتباع الألفاظ المباشرة والدقيقة أثناء كتابة الخطاب الرسمي.
- على كاتب الخطاب الرسمي أن يتبع أسلوب الإيجاز ولكن يجب ألا يسبب خلل في المعنى العام للخطاب.
- يجب تحري المصداقية أثناء عرض المعلومات داخل نص الخطاب هذا إلى جانب توضيح الأفكار بشكل مفصل.
- يجب كتابة الخطاب بأسلوب مقنع مع تجنب إبراز العواطف والمشاعر في النص.
- ترتيب الأفكار وكتابتها بشكل متناسق إحدى أهم شروط كتابة الخطاب الرسمي.
- يتم وضع الختم أو التوقيع الشخصي أسفل يمين الورقة.
هكذا نكون قد قمنا بذكر نماذج خطابات رسمية والتي تشكل أهمية كبيرة في حيانا الوظيفية، كما أن الخطابات الرسمية تنقسم إلى نوعين وهما الخطابات الموجه من أحد الأشخاص إلى جهة رسمية أو من جهة رسمية إلى أخرى.
