نموذج خطاب للمدير العام

elneelمنذ ساعتين

0 4 5 دقائق

نموذج خطاب للمدير العام من الخطابات الهامة التي يجب أن يعرفها كل موظف، فالخطابات الرسمية لها بعض الضوابط وبعض المواصفات، كما أن هناك بين الخطابات الرسمية باختلاف موضوعها أو الهدف منها، لذا أدعوك للتعرف على المزيد عبر موقع البلد .

أهمية معرفة نماذج خطابات للمدير العام

يعتبر نموذج خطاب للمدير العام من أكثر الأمور التي تهم الموظفين.
يمكن التواصل مع المدير بشكل رسمي ولائق من خلال الخطابات.
الخطابات الرسمية تتعدد وتختلف باختلاف السبب من كتابتها، أو المناسبة التي يتم كتابتها لها.
ولكن يجب مراعاة بعض الأمور الأساسية والضوابط الأساسية التي يجب أن تتوفر في الخطاب مهما اختلفت الصيغ الخاصة بهم.

خطوات كتابة خطاب رسمي للمدير العام

من أجل أن يتم كتابة خطاب رسمي موجه إلى المدير العام ليكون هذا الخطاب احترافي يجب أن يقوم الموظف في عدد من الخطوات والتي منها ما يلي:

يجب أن يبدأ الخطاب التحية التي يتم توجيهها إلى المدير والتمنيات بأن يكون في حال أفضل.
في السطر التالي يتم كتابة اسم المدير مع مراعاة أن يسبق الاسم صفته الوظيفية مثل السيد المدير العام.
السطر التالي يتم كتابه التحية والتي تكون على سبيل المثال بعد التحية أو تحية طيبه وبعد.
بعد ذلك يقوم الموظف بكتابة موضوع الخطاب أو متن الخطاب الذي يجب أن يكون مختصرًا بقدر الإمكان، ويكون به صلب موضوع الخطاب.
يجب مراعاة الكتابة دون الأخطاء الإملائية، ويجب الابتعاد عن الأخطاء النحوية بأكبر قدر ممكن.
يجب أيضًا استخدام علامات الترقيم بشكلها المناسب.
يجب أن يتم الالتزام باللغة التقريرية عند كتابة الخطاب، والابتعاد عن الأساليب البلاغية.
أيضًا إذا كان هناك مستندات يمكن إرفاقها، والتي تتعلق بموضوع الخطاب وذلك مثل الشهادات أو العقود أو الأمور الهامة التي تدعم قوة الخطاب المرسل.
إنهاء الخطاب من خلال تجديد التحية والاحترام.
يجب أيضا كتابة الاسم والتوقيع والتاريخ الخاص بإرسال الخطاب.
إن كان هناك حاجة لوجود ختم رسمي يجب ألا يسهو مقدم الخطاب عن استخدامه في ذيل الخطاب.

أنواع الخطاب الرسمي

هناك أنواع متعددة من الخطابات الرسمية التي تكون متشابهة في شكلها العام، ولكن تختلف في صيغة المضمون، وذلك حسب نوع الخطاب.
حيث أن هناك الخطابات التي تتوجه من شخص إلى جهة، وذلك بغرض تقديم شكوى أو من أجل استكمال إجراءات معينة.
يمكن كذلك أن يكون الشخص يعمل في هذه الجهة، أو يستفيد منها بشكل أو بأخر، أو يستفيد من الخدمات التي توفرها.
وهناك أنواع من الخطابات الرسمية تكون مرسلة من جهة إلى جهة أخرى.
وقد تكون تلك الخطابات الرسمية تكون مرسلة من جهة إلى شخص بعينه، من أجل إعلامه بشيء ما.
وفي العموم تختلف هذه الخطابات في الشكل اختلافًا بسيطًا، ولكن يجب الإلمام بكافة جوانب تلك الاختلافات حتى يصبح الخطاب رسمي ومناسب ويعتد به بشكل رسمي.

شكل الخطاب الرسمي

لا يوجد اختلاف كبير في أشكال الخطابات الرسمية، ولكن كما ذكرنا فإن الاختلاف يقتصر فقط على مضمون الخطاب، وذلك فأنه:
يجب أن يتم استخدام ورق ذو لون أبيض أو أصفر فاتح مخصص للكتابة.
كما يجب أن يكون هذا الورق يحتوي على شعار الجهة التي يتم لها توجيه الخطاب الرسمي.
يجب أن يتم كتابة الخطاب بشكل يدوي، والأفضل أن يتم كتابتها على برنامج الورد.
أن يكون نوع الخط Aril ويكون حجم الخط 16.
إذا كان هناك اضطرار إلى كتابة الخطاب بشكل يدوي، فيجب أن يتم استخدام قلم ذو اللون الأزرق، وليس قلم ذو لون أسود، حتى يمكن التمييز بين أصل الخطاب وصورته.
يجب أن لا يكون الخطاب يتضمن على أي صور أو رسومات.
كما يجب ألا يتم وضع اي إطارات على الصفحة أثناء كتابة الخطاب.
يجب ترك مسافة مناسبة بين السطور.

أهمية الخطاب الرسمي

الخطاب بشكل عام له أهمية كبيرة وذلك سواء كان على مستوى العمل والعلاقات الاجتماعية.
يعد أحدى وسائل التواصل بين الأشخاص والهيئات العامة.
الخطاب وسيلة سليمة يمكن من خلالها التواصل بين الجهات وبعضها البعض، أو التواصل الأشخاص مع المسؤولين في الجهات التي يعملون بها.
وبشكل خاص عند الرغبة في تقديم اقتراح معين أو شكوى معينة.
الخطاب الرسمي موفر للوقت والجهد الذي يتم بذله عندما يتم الذهاب للجهة الرسمية التي قد تكون بعيدة، أو في أماكن بعيدة.
الخطاب الرسمي هو نوع من المستندات الرسمية التي يمكن المرسل الاحتفاظ بها من أجل توثيق بعض الأمور.
يستخدم أيضًا الخطاب من أجل الأعلام عن شيء ما، وذلك بشكل خاص في الخطابات التجارية.

أنواع الخطابات الرسمية

1ـ الخطاب الإداري

هو عبارة عن خطاب رسمي يقوم بإصدار المدير الإداري، ويكون متضمن لبعض الإعلانات عن أمور معينة، أو يتم فيه توضيح تعليم أو قرارات محددة والتي تخص الموظفين داخل الهيئة.

2ـ الخطاب التجاري

وهو خطاب رسمي يتم استخدامها في المؤسسات التجارية من اجل الإعلان عن منتجات معينة، ويحتوي الخطاب التجاري في الجزء العلوي منه.
وهذا الجزء العلوي منه يعرف باسم الترويسة، وهي كل ما يتعلق بالجهاز الرسمية، وذلك كاسم الجهة، النشاط التجاري الخاص بها، المكان، والسجل التجاري لها، شعار الهيئة، البريد الإلكتروني لها، رقم الهاتف، وغيرها من البيانات.

نصائح عند كتابة الخطاب الرسمي

هناك بعض النصائح التي يجب مراعاتها عند القيام بكتاب الخطاب الرسمي والتي منها:

يجب أن يكون الخطاب الرسمي مكتوب ألفاظ واضحة ودقيقة.
يجب ترتيب الأفكار بشكل منطقي من الكاتب، ويتحرى الصدق أثناء سرد المعلومات المكتوبة التي يتضمنها الخطاب.
يجب الالتزام بالموضوعية، ولا يتم استخدام كل من الألفاظ الأدبية أو المحسنات البديعية.
على الكاتب أن يقوم بسرد المعلومات التي تؤدي الهدف من وراء الخطاب في وضوح وإيجاز.
عند كتابة خطاب رسمي للرد على خطاب سابق يجب أن يذكر المرسل في الخطاب الجديد رقم الخطاب السابق، وتاريخه، ونبذه عن مضمونه.
يجب أن يتم اتباع الأساليب المنطقية عند كتابة الخطاب الرسمي، والابتعاد عن إظهار المشاعر الشخصية.
يجب ترتيب وتنسيق الأفكار بشكل واضح، وعدم الانتقال لعنصر جديد إلا بعد الانتهاء من العنصر السابق، وتوضيحه بشكل تام.
يجب ترتيب الأفكار بنفس الترتيب الذي ورد في الخطاب السابق، وذلك عند الرد على خطاب سابق.
يجب أن يكتب الخطاب على برنامج الورد، ويتم إرفاق التواقيع والأختام الرسمية بنهاية الخطاب.