بحث كامل عن إدارة المشتريات والمخازن يتبين من خلاله مفهومه وأهميته حيث تعد هذه الإدارات من أهم الأقسام داخل كل منظمة أو شركة، نظرا لما توفره من متطلبات واحتياجات المنظمة من المواد المطلوبة، بالإضافة إلى جودة تخزينها والرقابة الهامة عليها، وبذلك تستطيع الشركة استغلالها بشكل جيد للحصول على الربح المطلوب، وفي هذا المقال سوف نوضح المهام التي تقوم بها كلتا الإدارتين عبر موقع البلد.
بحث كامل عن إدارة المشتريات والمخازن
من خلال بحث كامل عن إدارة المشتريات والمخازن سنذكر مجموعة من العناصر، لا سيما:
ما هي إدارة المشتريات والمخازن
- تعد إدارة المشتريات من أهم الإدارات داخل المؤسسة، حيث إنها المسؤولة عن توفير متطلباتها ومستلزماتها من حيث الخامات أو الأصناف.
- كما إنها تقوم بعقد اتفاقيات مع العملاء لشرائها، وتحديد السعر المناسب للمنظمة.
- بالإضافة إلى قدرتها على القيام بمهمة المبيعات في حال إذا كانت المؤسسة توقفت عن شراء المنتجات، وبذلك تستطيع التعامل مع العديد من العمليات والأنشطة الأخرى.
- كما أن الشركات الخدمية تعتمد على شراء نسبة كبيرة من المبيعات، ونظرا لانتشارها كثيرا في الآونة الأخيرة، زادت أهمية إدارة المشتريات كثيرا.
- وتتم عملية الشراء عادة على ثلاث مراحل وهي: وضع خطة الشراء، نجاح عملية الشراء مع العمل على متابعتها، وأخيرا كتابة التقرير اللازم عما تحقق في العملية.
- أما المخازن فهي المسؤولة عن متابعة المخزون من حيث: رصيده، وتواريخ الإنتاج، وتوفير عوامل السلامة والأمان.
- ويلزم على هذه الإدارة أيضا المراقبة المستمرة للمخزون لحمايته من التلف أو السرقة.
ما هي أهمية إدارة المشتريات
- العنصر البشري هو المتحكم الوحيد في هذه الإدارة، حيث إنه المسؤول عن وضع الاتفاقيات وتنفيذها.
- وكلما كان أفراد الإدارة لديهم خبرة أكثر وكفاءة عالية في الشراء وتوفير مستلزمات الشركة بأقل سعر، كلما نجحت المؤسسة وحققت أهدافها بدرجة عالية.
- عادة تحتاج المنظمة إلى عقد اتفاقيات للشراء لتوفير ما يلي: سعر مناسب، جودة عالية للمنتجات، أن تكون من مكان موثوق به، وفي الوقت المطلوب.
- يجب على إدارة المشتريات أن تطور من نفسها، وذلك بمتابعة الأسواق ومعرفة كل ما هو جديد، والتعرف على ما توصلت له الشركات المنافسة.
- في حال وجود منتجات جديدة طرأت بالأسواق، لابد أن تسرع في عقد اتفاقيات مع الموردين المناسبين على الفور، حتى يكون لها السبق في ذلك.
أهداف إدارة المشتريات
- تهدف إدارة المشتريات إلى متابعة عملية الإنتاج وتوفير ما تحتاجه المنظمة بسعر مناسب وشكل جيد.
- ويعد هدف تحقيق الأرباح هو من أهم أهدافها، حيث إنها تعمل دائما على توفير منتجات الشركة وعرض خدماتها من خلال الحصول على الموارد بأقل الأسعار.
- الاهتمام بعنصر الوقت في عملية الشراء، فهي المسؤولة عن متابعة وقت تسليم الطلب، وذلك لأن أي تأخير يعطل العملية الإنتاجية بالكامل وبالتالي التأثير على الأرباح المتوقعة.
- تحاول أن تعقد اتفاقيات الشراء بأقل الأسعار الممكنة، وذلك سواء للمواد الخام، أو التي يتم عرضها في الأسواق، لكي تحصل المنظمة على فارق الربح.
- أهمية الحصول على مواد ذات جودة عالية، وبالتالي إنتاج منتجات مرتفعة الجودة، وذلك لتحقيق المزيد من الأرباح وإرضاء العملاء مع اختلاف أذواقهم.
- تحاول دائما التعامل مع أفضل الموردين من حيث الالتزام والسعر المناسب.
- ولذلك تقوم بالبحث في الأسواق عن أفضل العروض للمنتجات المطروحة وتتمسك بالحصول عليها.
- تتعامل مع عدد من الموردين، حتى يكون لها بدائل مناسبة، في حال تعذر أحدهم أو تأخره عن ميعاد التوريد.
- يحاول الموظفين داخل الإدارة التعامل بشكل جيد مع الموردين لتوطيد علاقتهم بالمؤسسة، وذلك لأن المورد جزء أساسي منها.
- ضرورة التعاون بين المشتريات والإدارة الأخرى، وخاصة لأنها الإدارة المسؤولة عن توفير متطلباتهم لسير العمل.
ما هي إدارة المخازن
- تهتم كل منشأة بتوفير مساحة كافية ذات مواصفات خاصة، حتى تكون مناسبة للاحتفاظ بمخزونها بشكل آمن.
- وفي البداية يمكن توفير ذلك من خلال استئجاره من أحد أصحاب الأعمال، أو استغلال غرفة صغيرة من المنظمة للتخزين.
- ولكن بعد تطور الشركة وزيادة منتجاتها تكون في حاجة إلى مساحة أكبر، لتخزين المواد بها بشكل منظم حتى يسهل الوصول إليها مع توافر عنصر التكلفة المناسبة.
- وتهتم الإدارة دائما بجودة تخزين المواد حسب طريقة التخزين المناسبة لها، بالإضافة إلى ضرورة توزيعها حتى لا يؤدي ذلك إلى تعرضها للتلف.
- المساحات الكبيرة للمخزن مع وجود كمية كبيرة من المخزون بالإضافة إلى عدد كبير من الموظفين، يمكن أن يتسبب في وقوع حوادث، خاصة إذا كان الأمر غير منظم.
- لذلك لابد من الاتفاق مع الجهات المختصة مثل هيئة الأمن والسلامة المهنية للتعامل في مثل هذه الحالات.
مهام إدارة المخازن
وتتمثل مهام إدارة المخازن في:
تحسين عملية الإنتاج:
- عندما تضم الإدارة عدد من الموظفين ذات خبرة عالية فيكون من السهل أن تحقق الإدارة نجاح كبير وتعلو بالمؤسسة ككل.
- حيث أن إدارة المخازن هي المسؤولة بشكل رئيسي عن عملية الإنتاج.
- عند تحديد سعة المخزن وما يحتويه من كمية الموارد والمستلزمات المطلوبة لسير العملية الإنتاجية وفقا لمتطلبات العملاء، فيكون الوضع أسهل في إنجاز المطلوب.
- وفي حالة وجود عجز لابد من معرفة ذلك والتعامل معه على الفور.
- وذلك من خلال إرسال طلب لإدارة المشتريات لإعلامهم بهذا العجز.
- وعند معرفة الكميات المتوفرة في المخزن، يتم طلب المنتجات التي اقتربت على النفاذ حتى يتم الحصول عليها في الوقت المناسب دون تعطيل الإنتاج عليها.
- وبذلك تقلل الإدارة من تكاليف الإنتاج والضغوط العملية التي تتعرض لها المؤسسة.
كما يمكن معرفة المزيد عبر: بحث عن المخدرات كامل: تعريفها وأنواعها والدوافع وأثار التعاطي وكيفية العلاج
تقليل الأضرار:
- تتمثل الأهداف الأساسية لهذه الإدارة في متابعة المخزون من خلال عمليات الجرد المستمرة، واكتشاف النواقص أو تعرض المواد للتلف أو السرقة.
- ويمكنها أيضا تحديد الطلبيات التي تم شحنها بالخطأ إلى العملاء أو الشركات الأخرى.
- وبذلك تحافظ على أرباح الشركة، لأن أي عجز في المخزون سوف يؤثر عليها ويسبب لها الضرر.
- توجد أيضا العديد من الوسائل الحديثة التي يمكن استخدامها لمساعدة الموظفين في تفادي الأخطاء مثل: وضع كاميرات للمراقبة، أو أجهزة للإنذار في حالة وجود اقتحام للمكان.
أهداف إدارة المخازن
- تهدف إلى استغلال المساحات بشكل جيد، حتى تتمكن من حفظ المخزون بالإضافة إلى المعدات المستخدمة.
- سهولة الوصول إلى الموارد المتاحة، وذلك بالتنظيم والترتيب الصحيح لها.
- هي المسؤولة عن الاستلام والتسليم، والتخزين الجيد مع الفرز المستمر وتدوين ذلك في سجلات خاصة بها.
- بالإضافة إلى مراجعة الطلبات والمردودات، وتهتم أيضا بالتعبئة والتغليف وشحن الطلبات للعميل.
- العمل على مراقبة المخزون والتأكد من تطبيق عوامل الصحة والسلامة المهنية.
أفكار لتطوير قسم المشتريات
وهناك بعض الأفكار التي يمكن الاستعانة بها لتطوير قسم المشتريات من بينها:
التعرف على نقاط القوة والضعف:
- لابد أولا من دراسة الوضع الحالي ومعرفة الجوانب التي يوجد بها خلل وتحتاج إلى التطوير.
- وذلك لأن نقاط الضعف ستؤثر على الإدارة كلها وتخلق بها فجوة أثناء العمل، مما يعود على أهداف الشركة ككل.
- لذلك من الضروري الانتباه لها ومعالجتها من خلال: توفير دورات تدريبية لزيادة كفاءة الموظفين، أو اجتماع الموظفين مع آخرين يتمتعون بالخبرة الشرائية حتى تكون لهم فرصة للاستفادة منهم.
تحديد أداء عملية الشراء:
- خفض التكلفة: وذلك بالمقارنة بين سعر الشراء سابقا وبين التكلفة الحالية، وإذا كانت الحالية أقل، فبذلك يكون قسم المشتريات استطاع تحقيق الهدف بنجاح.
- تحسين الجودة: المقارنة أيضا بين جودة المنتج السابقة والحالية، ومعرفة أيهما أفضل، حيث يمكن للقسم أن يطور من جودة المنتج من خلال اتباع استراتيجية جديدة.
- خفض تكاليف النقل: تعد من أهم أهداف المشتريات تخفيض تكلفة النقل، وذلك من خلال التفاوض مع شركات النقل، أو عمل مناقصات لاختيار أقل الأسعار.
أهم طرق تطوير إدارة المخازن
- استخدام برنامج مميز.
- تحديد الهدف من المخزون.
- أهمية ربطها بإدارة المشتريات، ومتابعة الأسعار ودراسة فرق الأسعار.
- تدوين عمليات الصرف بجداول كميات المخزون.
- الجرد المستمر للمخزون مع إعادة التقييم للمواد المخزنة والإدارة جميعها.
- مراقبة ما يسمى بالرصيد الميت.
- اتباع قاعدة الوارد أولا يصرف أولا.
- وضع التقنيات الحديثة للمراقبة الجيدة للمواد المخزنة.
وبهذا نكون قد وفرنا لكم بحث كامل عن إدارة المشتريات والمخازن وللتعرف على المزيد من المعلومات يمكنكم ترك تعليق أسفل المقال وسوف نقوم بالإجابة عليكم في الحال.
