نموذج عن كيفية كتابة التقرير حيث تعتبر التقارير وسيلة من وسائل الاتصال الخاصة التي تستعين بها كبرى الهيئات والمؤسسات في إيصال رسائلها بصورة رسمية، حيث يساعد التقرير على على إيضاح أحد الأمور، أو التعرف على حجم التطور الحادث في المؤسسة، كما قد يحتوي على بعض الأمور المستقبلية التي يجب الانتباه لها، ولا تقتصر التقارير على هذه التقارير الإدارية فقط، حيث هناك التقارير الأمنية، والمدرسية، وغير ذلك من أشكال التقارير المختلفة، ولذلك سنعرض لكم في هذا المقال عبر موقع البلد نموذج عن كيفية كتابة التقرير.
ما هو التقرير
يتم كتابة التقرير لغرض معين ولجمهور محدد، ويعمل التقرير على طرح أدلة ومعلومات محددة، وذلك عن طريق تحليلها وتطبيقها على أحد القضايا، وعرض المعلومات التي توجد به بصورة منظمة وواضحة في عناوين وأقسام، لكي يسهل على الجمهور المستهدف القيام بقرائتها والتعرف على المقصود منها.
كيفية كتابة التقرير
هناك بعض الإرشادات العامة التي لا بد من وضعها في الاعتبار قبل أن تبدأ في كتابة التقرير، وتتمثل أهم هذه الإرشادات في الآتي:
1- الهدف من كتابة التقرير
يتم كتابة التقرير لكثير من الأهداف مثل تقديمه إلى مديرك في العمل، أو إلى أستاذك بالجامعة، لذا فمن الضروري قبل أن تبدأ في كتابة التقرير أن تقوم بتحديد الهدف من كتابته، ومن خلال ذلك تكون قد استطعت تحديد الجمهور المستهدف، وعلمت أن كتابة التقرير لا بد أن تضم معلومات دقيقة وصحيحة وموجزة عن الأمر الذي تكتب بشأنه التقرير.
2- النهج العام للتقرير
عند القيام بكتابة التقرير من أعلى لأسفل، فإن هذا سوف يساعدك على حل المشكلة وترتيب أفكارك التي سوف تحتاج إلى طرحها، ولكن ذلك البناء لكتابة التقرير له عدد من التفاصيل، وهي الأتي:
- كتابة الخطوط العريضة لكل قسم.
- كتابة الخطوط العريضة لكل فرع.
- مخطط لمستوى الفقرة يشتمل على عرض الفقرة في شكل نقاط أو تدفق للأفكار.
- كتابة تدفق الأفكار في صورة جمل تساعدك على بناء تقريرك.
- عند التفكير في رسم الخطوط العريضة لكل فقرة، يجب عليك وضع الجداول والرسم البياني والأرقام في الحسبان كجزء من التقرير.
3- ما الذي يجعل التقرير جيد
توجد عدة أسباب تجعل التقرير صورة من صور التقييم الكتابي، وهي الأتي:
- معرفة ما تعلمته وتوصلت إليه من خلال قراءتك وبحثك.
- لكي يمنحك مهارة وتجربة هامة تستخدم على نطاق واسع في العمل.
- يعرض التقرير تحليل لبعض الحقائق المتعلقة بمشكلة ما.
- يجب وضع كافة المصادر التي قد لجأت إليها في تقريرك، وعدم القيام بسرقة المراجع.
4- بناء التقرير
سوف نتعرف فيما يلي على هيكل ومكونات التقرير، كما يجب أيضًا استخدام ذكائك في كتابة التقرير، حيث أن تلك المكونات ما هي إلا مجرد مبادئ وتوجيهات وليست قواعد ثابتة:
- العنوان، هو أهم جزء بالتقرير، حيث أنه يلخص الفكرة الأساسية للموضوع، لذا يجب اختيار عنوان جاذب للقارئ لكي يحدث أثر جيد لديه.
- الخلاصة، يجب أن تكون قصيرة، تحتوي على فقرتين فقط، وتكون في حدود 250 كلمة، ويجب أن يكون بها جوهر التقرير.
- المقدمة، تبدأ بعض التقارير بكتابة مقدمة، ويجب أن يشتمل ذلك الجزء على إجابات للأسئلة المهمة بالتقرير، مثل الإجابة عن ما هي أصل المشكلة، وما هو حلها؟
- المعلومات الأساسية، يعرض فيها المعلومات الأساسية حول المشكلة للقارئ.
- القسم المنهجي، هو جزء رئيسي في التقرير، يمكن أن يقسم إلى النقاط التالية:
- الخطوط العريضة، التي سوف تبنى عليها فكرة المنهجية التي تستخدم في التقرير.
- استخدام الأرقام، أي شرح منهجية التقرير في شكل نقاط.
- المصطلحات، أي تعريف كل مصطلح قد تم استخدامه في التقرير.
- النتائج، عادةً ما تحتاج لعرض النتائج في صورة رسم بياني يعرض الأمور التي تهدف إلى تقديمها، وما هي النتائج ومعايير الأداء؟
- التوصيات، تقوم فيها بتوضيح بعض الفروض التي تتطلب إثبات مرة ثانية.
- الاستنتاجات، من أهم الأشياء التي يركز عليها القارئ هي العنوان، المقدمة، الخلاصة، الاستنتاجات.
مراحل كتابة التقرير
هناك مجموعة من الخطوات التي يجب الالتزام بها في كتابة التقرير، وتتمثل هذه الخطوات في الأتي:
1- تحديد موضوع التقرير
من الأمور الهامة والضرورية في كتابة التقرير هي الحرص على تحديد المعلومات التي تريد توضيحها أو نقلها لشخص آخر، مما قد يساعدك على تنظيم أفكارك بصورة سليمة، كما يمكنك أيضًا من تنظيم معلوماتك وسردها بصورة سلسة، تسهل على الآخرين فهمها بكل سهولة.
2- استعن بمصادر المعلومات
إذا كنت تريد إرفاق بعض المستندات أو المعلومات، فعليك الرجوع إليها سواء عن طريق الحصول عليها من الجهات المختصة لإرفاقها بالتقرير، أو عن طريق البحث عنها من خلال الانترنت.
3- الكتابة الأولية
- قم بتصميم مسودة لتتمكن عن طريقها من عرض أفكارك، وتقوم بإجراء التعديلات والتغييرات عليها إلى أن تصل للشكل النهائي الذي سوف يتم إرساله بالفعل.
- قم بمراجعة التقرير بدقة قبل أن تقوم بإرساله، لكي لا يتضمن على الأخطاء الإملائية، أو المعلومات الخاطئة، أو الغير مرتبة.
نموذج عن كيفية كتابة التقرير
سوف نتعرف فيما يلي على نموذج كتابة تقرير لعدة أهداف مختلفة، ومنها ما يلي:
1- نموذج كتابة تقرير عمل
- نموذج كتابة تقرير العمل يختلف وفقًا للغرض المطلوب منه، حيث يوجد تقارير متابعة دورية تكتب بهدف تحقيق التواصل بين مختلف الإدارات، ومتابعة سير العمل، والتعرف على أوجه الإنجاز والقصور، كما يوجد تقارير خاصة بالموظفين، والتي تحتوي على حالتهم الوظيفية ما بين المثالية والتقاعس، كما توجد تقارير تحتوي على المهام والأعمال التي تقوم الإدارة العليا بإرسالها إلى موظفيها.
- كافة تقارير العمل يجب أن يغلب عليها الطابع الرسمي، حيث تبدأ بإسم الشخص الذي سوف توجه إليه، ثم يتم إلقاء التحية، وبعدها يتم سرد المعلومات التي تريد إيصالها له بصورة منظمة وواضحة، ونختتم بعبارة “وتفضلوا بقبول فائق الاحترام”، مع توقيع المرسل وصفته، وكتابة تاريخ التقرير.
- إذا كان التقرير يشتمل على أي أوراق أو مستندات رسمية، فيجب الاطلاع عليها، كما يجب كتابة إشارة للقارئ أسفل التقرير لكي تخبره بأن هذه المستندات قد تم إرفاقها، لكي ينتبه إليها.
2- نموذج كتابة تقرير نشاط مدرسي
- من المهم أن يكون للطالب نشاط خاص به في مدرسته، يساعده على التعبير عن مواهبه وقدراته الخاصة، وبالتأكيد بعد الانتهاء من ذلك النشاط سيكون هناك تقرير رسمي يشيد بقدرات الطالب واجتيازه لتلك المرحلة.
- هذا التقرير يحمل إسم الطالب، والنشاط الذي قد حرص عليه، ومدة التدريب، وغير ذلك من المعلومات.
3- نموذج كتابة تقرير عن زيارة
غالبًا ما تبعث المدارس، والجامعات، والمؤسسات والهيئات الكثير من طلابها أو موظفيها إلى زيارات ميدانية لبعض المؤسسات الأخرى، أو إلى الأماكن السياحية والترفيهية للترويح عنهم، وللتعرف على نماذج جديدة لكي يستفيدوا منها في حياتهم العملية والعلمية، وغالبًا يتم طلب تقرير عن هذه الزيارة من أجل معرفة مدى الإفادة التي قد قام بها الزائر.
وهنا نكون قد وصلنا إلى نهاية المقال وذلك بعد أن تم توضيح كافة المعلومات عن مفهوم التقرير، وكيفية كتابته، مع تقديم نموذج عن كيفية كتابة التقرير، ونرجو أن ينال المقال على إعجابكم.
