ما الممارسات الخاطئة التي يمكن حدوثها عند إجراء التنظيم؟ هل تعرف فيما تُستخدم كلمة تنظيم؟ إن هذه الكلمة يتم استعمالها في العديد من الكتابات الإدارية، ومعناها هو “منظمة” تلك المنظمة من الممكن أن تكون تعليمية، أو تجارية، أو صناعية أو رياضية وغير ذلك، وتبعًا لهذا فإن استعمال تلك الكلمة يعني: جملة من الأشخاص تقوم بربطهم علاقات رسمية، لكي يقوموا بتحقيق الأهداف التي على أساسها قد تم تأسيس المنظمة، تعرف معنا في المقال التالي على موقع البلد على الممارسات الخاطئة التي يمكن حدوثها عند إجراء التنظيم.
ما الممارسات الخاطئة التي يمكن حدوثها عند إجراء التنظيم
إن الإدارات المتباينة من الممكن أن تقوم لمواجهة الكثير من المشاكل الناشئة خلال العملية الخاصة بتنفيذ الخطط ، والكثير من العيوب بالمنظمة التي وُضعت بمكان لكي يتم تنفيذ تلك الخطط، تكون مشكلة ممارسات خاطئة ليست صحيحة حين يتم تنظيم الخطوط المتباينة المطورة، وللتعرف على ما الممارسات الخاطئة التي يمكن حدوثها عند إجراء التنظيم ، اتبع الآتي:
- السير في تنظيم الأمور بكل يسر الخاصة بالأعمال التجارية، بهدف تعقيدها.
- جعل العمل يتراكم الذي تم التخطيط له، والقيام بتأجيله إلى وقت آخر ليس مخطط له.
- يعاني الفرد من بعض التعب والأرق عند قيامة بعدة مهام قام بالتخطيط لها.
- ينبغي أن تكون المستويات التي حُددت للخطط ليست الواضحة.
- عدم الراحة بتنفيذ العمل اللازم أن يقوم به الشخص.
مفهوم التنظيم
إن التنظيم هو طريقة يمكن بواسطتها أن يتم تنسيق جهود ومواهب ومهارات الأشخاص، وكذلك الجماعات الذين يقوموا بالعمل سويًا نحو هدف جماعي لكي يضمن كلًا منهم تحقيق جميع الأهداف المرادة بالحد الأدنى من التنافر أو التضارب وبإشباع قوي للجميع بالمنظمة.
إن بالإدارة يتم تعريف التنظيم بأنه عدد من تلك الأنشطة التي ينبغي أن تُنفذ لكي يتم تحقيق الأهداف بالمشاركة بين جملة من الموظفين؛ إذ يتم تصنيف تلك الأنشطة أو المهام تبعًا لاختصاص كل موظف، وبتلك الحالة يتم توضيح دور كل الموظفين كلًا منهم على حدة عن طريق مشتركتهم في تأدية المهمة الموكلين إليهاالآن نستطيع أن نقول إن التنظيم يكون عملية إدارية تعتني ، وبحصر المهام، والأنشطة المطلوب القيام بها بالأقسام أو الوظائف، بالإضافة لتحديد الصلاحيات والسلطات، لكي يتم تحقيق الأهداف بكفاءة ممكنة.
أهمية التنظيم
ليس هناك أحد بإمكانه أن ينكر الأهمية العظيمة للتنظيم بنجاح المشروع والوصول للغاية وهي تحقيق كافة الأهداف بفاعلية، ونحن بإمكاننا توضيح هذه الأهمية عن طريق النقاط المقبلة:
- التنظيم بجعل العمل ينقسم على الأعضاء، وذلك يؤدي لأن يُركز الموظف على هذا العمل عن غيره من الأعمال.
- يُبين التنظيم التعليمات وكافة الإجراءات التي ينبغي اتباعها بكل قسم، وذلك يؤدي لانسياب العمل وسرعة انقضائه وسهولته.
- التنظيم يقوم بتهيئة الكيفية التي يمكن بها إرفاق واستقبال القرارات التي تصدر وتأتي من مراكز السلطة المتباينة، وهذا عن طريق إيصاله لتلك القرارات لجميع المستويات السفلى وكذلك العليا الإدارية، ومد جميع العاملين بكافة المعلومات الضرورية لتأدية الأعمال.
- إن التنظيم يقوم بكفالة تهيئة طرق الاتصالات الرسمية وكذلك غير الرسمية بين أجزاء متنوعة الوجوه الإدارية، وهذا يُيسر المهمة الخاصة بتبادل المعلومات بين المستويات المختلفة والمتنوعة.
- يقوم التنظيم بتهيئة وإتاحة الجو المناسب لتدريب الأعضاء وكذلك تنمية قدراتهم وتزويدهم بكل ما يطلبونه، وذلك يقوم بزيادة والولاء والإخلاص الذين يقدمونه للمنظمة.
محددات التنظيم
- القيام بتقسيم العمل تبعًا للتخصص، ويحتاج هذا تحديد مواصفات الأشخاص الذين يهتمون بتنفيذ الأنشطة وصفاتهم، طبقًا للمؤهل العلمي، والتخصص، والخبرة.
- التسلسل الرئاسي وكذلك العلاقات الوظيفية.
- مركز كل شخص ودوره
- الهيكل التنظيمي.
أنشطة التنظيم
إن التنظيم يقوم بتوضيح العلاقات بين السلطات والأنشطة، ولقد قام “وارين بلنكت” و”ريموند اتنر” بالتعريف بالكتاب الخاص بهما “مقدمة الإدارة” الوظيفة الخاصة بالتنظيم، إذ أنها عملية ربط الموارد المادية وكذلك البشرية عن طريق هيكل رسمي يقوم بتوضيح السلطات والمهام، كما توجد ٤ أنشطة للتنظيم، وهي:
- تحديد الأنشطة الخاصة بالعمل التي ينبغي أن تقوم بإنجاز تحقيق الأهداف.
- تقسيم أنواع العمل المرادة ومجموعات العمل لوحدات عمل إدارية.
- تصميم المستويات الخاصة باتخاذ القرارات.
- تفويض العمل لأفراد آخرين مع منحهم قدر ملائم من السلطة.
ما الممارسات الخاطئة التي يمكن حدوثها عند إجراء التنظيم، هذه الممارسات يكون من بينها تعقيد الأعمال، وتأجيلها وكذلك تراكمها، وغيرها من الممارسات غير الصحيحة التي تحدث عن تأدية التنظيم، لهذا ينبغي أن ننتبه لتلك الممارسات، ولابد أن نعرف جيدًا إن التنظيم مهم جدًا بالنسبة لنا وللآخرين أيضًا.
