المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات

المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات مع الوضع في الاعتبار أن مهنة إدخال البيانات تعد من المهن المستحدثة التي تتطلبها أسواق العمل في العصر الرقمي والعالم البيني، وهي مهنة تتطلب الخبرة والسرعة في التعامل مع الحاسوب والإنترنت، من أجل إنجاز المهام الموكوله في أقل وقت هذا ما نتناوله في مقالنا عبر موقع البلد.

مفهوم المهارات الشخصية

• مفهوم المهارات الشخصية من المفاهيم التي يتم التعبير بها عن سلسلة من القدرات المختلفة التي يحتفظ بها بعض الأشخاص والتي تتطلبها بيئة العمل.
• وتلك المهارات هي التي تميز فردًا على غيره داخل بيئة العمل، ومن ثم يسعى الأشخاص إلى تنميتها وتطويرها بهدف تحقيق أكبر قدر من الاستفادة .
• ويعمل أصحاب الشركات والمصانع على استقطاب واجتذاب أصحاب المهارات الخاصة للاستفادة من مهاراتهم لإنجاز المطلوب خلال وقت قصير وبأقل تكلفة مما يوفر الكثير على منظمة العمل.
• وبلا شك أن المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات من الأمور التي تشغل بال الشباب ويبحثون عن معرفة تلك المهارات حتى يكتسبونها وتفييدهم في الحصول على فرص عمل متميزة.

المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات

تتوافر مجموعة من المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات والتي يجب على الشخص الذي يسعى للعمل كمدخل بيانات أن يمتلكها، أو إن كانت عنده أي يطورها بالشكل المطلوب ومن أهم تلك المهارات:

مهارة الكتابة السريعة

• إن وظيفة مدخل البيانات بلا شك سوف يحتاج صاحبها أن يدون الكثير من البيانات والمعلومات التي يلتزم الموظف بإدخالها أولاً بأول، ومن ثم فهو يحتاج إلى السرعة في الكتابة، فالسرعة تفيدة على إنجاز أعماله بطريقة أسرع.
• ولابد من تنمية مهارة الكتابة السريعة من خلال التدريب المستمر على الكتابة، والدخول في تحديات مع الآخرين ومع النفس فالسرعة في الكتابة كالسرعة في السباحة أو العدو تحتاج الكثير من التدريب والتنظيم لتقليل الوقت وتخفيض الأخطاء التي يمكن أن تنتج عن السرعة.

مهارة المعرفة بالبرمجيات

• إن تنمية بيئة العمل قد اقتضت من موظفي إدخال البيانات المعرفة المناسبة من الإلمام بالبرمجيات بأشكالها وأنشطتها المتنوعة، ومنها برامج المحاسبة، وبرنامج بيتش تري Peachtree ، وبرنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
• إذ أن الكثير من البرامج يساعد مدخلي البيانات على الاستفادة منها في تنظيم البيانات وإدخالها بسهولة، وفي حالة الجهل بتلك البرمجيات، فإن موظف إدخال البيانات سوف يخسر الكثير من الوقت والجهد.
• وكثير من المؤسسات ومنظمات العمل أصبحت تعتمد بشكل كبير في السنوات الأخيرة على البرمجيات، مما يقتضي المعرفة الجيدة بها من قبل الموظفين.

المهارات اللغوية والكتابية

• لابد أن يلم مدخل البيانات بالقواعد اللفظية واللغوية والكتابية اللازمة والتي تضمن كتابة صحيحة وإدراجًا مضموناً للبيانات بشكل لا يحمل الالتباس أو الأخطاء.
• كذلك فإن هذا النوع من البيانات اللغوية والكتابية مفيدة لموظف مدخل البيانات حيث إنها تسعفه أحيانًا عندما يحتاج إلى المقارنة بين بيانات أخرى، وتحديد مدى أهميتها وأولوياتها على غيرها.
• بالإضافة إلى أهمية تلك المهارات في الأداء المتميز والإخراج الصحيح  لبيانات ومعلومات خالية من الأخطاء اللغوية، وهذا سوف يكون له اعتباره عند تساوي جميع الموظفين في مهارات السرعة مثلاً.

مهارة القدرة على إنجاز مهام متعددة

• لا تتوقف مهمة مدخل البيانات على مجرد إدراج مجموعة من البيانات، وإنما تتعدد مهامه الأخرى، كالقدرة على التحليل والتفسير أحيانا، فلابد أن يكون مدخل البيانات جاهزًا لأن يقوم بالعديد من المهام في فترة زمنية وجيزة.
• ولابد من توافر الدقة في إتمام جميع المهام، فتلك الدقة هي التي يمكن أن تفرق بين مدرج بيانات وآخر عند تساويهما في مجموعة من المهارات الأخرى.

مهارة التعامل مع الأجهزة

• ومن المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات مهارة التعامل مع الأجهزة والمعدات المستعملة في عملية إدراج البيانات والمعلومات.
• وهذه الأجهزة ليست على درجة واحدة وإنما حسب الأجهزة التي تستخدمها بيئة العمل، وليس المراد التعامل معها بشكل مباشر أو دقيق، وإنما على الأقل أن يكون ملمًا بمعرفة إدارتها وتشغيلها.
• ومن أمثلة الأجهزة المستخدمة: الحواسب الآلية، وماسحات الضوء، والطابعات،  وماكينات التصوير بأحجامها المختلفة، فكل تلك أجهزة قد يضطر مدرج البيانات إلى التعامل معها في بيئة العمل التي يعمل بها.

مهارة الإدارة الجيدة للوقت

• وتعد مسألة الإدارة الجيدة للوقت من أبرز المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات لأن الأداء المهني الجيد مرتبط بعملية إدارة منظمة الوقت والاستفادة القصوى من عدد ساعات العمل، وإدخال أكبر قدر من البيانات المطلوبة خلاله.
• ولذلك ينبغي على مدخل البيانات التخطيط الجيد الذي يحافظ على الوقت ويحفظه من الهدر ويخطط جيدًا لإنجاز أكبر قدر من المهام خلال الوقت الممنوح.

مهارة البحث وجمع البيانات

• قد تتطلب مهنة إدخال البيانات وإدراجها أحيانًا إلى البحث والتنقيب عن البيانات وجمعها فلابد أن يكون مدخل البيانات من ممتلكي مهارة البحث وجمع البيانات من مصادرها والتحري بدقة عنها، حتى يستطيع إدراجها بدقة.
• وقد تكون عملية التنقيب والبحث عن البيانات متعلقة بعمليات أخرى كالبحث الميداني وتوزيع الاستبيانات فلابد أن يمتلك مدرج البيانات مهارة التعامل من جمع الإحصاءات وقراءة دلالاتها الإحصائية جيدًا.
• وربما يتطلب ال؟أمر أحيانًا عقد مقابلات شفهية مع بعض الحالات المراد جمع البيانات عنها فينبغي أن يكون مدخل البيانات على علم كافٍ بكل ذلك.

مهارة القدرة على العمل تحت الضغط

• وهي من المهارات المطلوبة في مدرج البيانات، حيث إنه يعمل لفترات طويلة، وطول الوقت يطلب منه إدراج بيانات جديدة، وهذا يسبب له ضغوطًا كبيرى.
• فلابد أن يكون مدخل البيانات من الأفراد الذين يستطيعون العمل بكفاءة تحت الضغوط المختلفة، دون أن تؤثر تلك الضغوط في قدرته على إدراج البيانات.

مهارة الموضوعية والحيادية

• وهي من أبرز الصفات والمهارات التي يجب أن يمتلكها الشخص الذي يقوم بإدخال البيانات، لأنه مؤتمن على الكثير من البيانات التي تحمي الحقوق وتصونها لأصحابها، فلا يصح أن يغير في تلك البيانات عن قصد لهدف من الأهداف.
• وأن يعمل مدخل البيانات على الحفاظ على أسرار عملائه، وينبغي ألا يتناولها بالحديث مع أي شخص قد تمثل له تلك البيانات سببًا للإضرار بالعملاء.

مهارة المراجعة السريعة

• من أبرز المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات مهارة المراجعة السريعة على ما تم إدخاله وإدراجه من بيانات، لأن أي خطأ إملائي أو نحوي أو رقمي قد يؤدي إلى خسائر لمنظمة العمل التي يعمل لديها.
• وحتى لو كانت عملية المراجعة للبيانات عملية مرهقة ومتعبة لمدرج البيانات، إلا أنها ضرورية، لأنها تحمي مجهوده الذي قام به طوال اليوم.

مهارة استنساخ نسخ احتياطية

• مدرج البيانات الذكي هو من يحتفظ بنسخة احتياطيًا مأمنة جيدًا معه بعيدًا عن الجهاز الذي يعمل لديه، ولكن ينبغي أن يؤمن تلك النسخة حتى لا تقع بيد المنافسين.
• ولاشك أن تلك النسخة سوف يحتاج إليها بشدة إذا ما حدثت أعطال مفاجئة للجهاز الذي يعمل عليه في بيئة العمل، وقد تكون الشركة محتاجة لتلك البيانات بصفة عاجلة، فعندئذٍ تكون لتلك النسخة الاحتياطية قيمة كبيرة في إنجاز الأعمال وتحقيق الأرباح للشركة، وتجنيبها الخسائر.

وفي نهاية هذا المقال عن المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات نكون قد أوضحنا كافة المهارات التي ينبغي توفرها في مدرج البيانات حتى يستطيع إنجاز عمله بكفاءة وقدرة وفي أسرع وقت وبلا أخطاء أو سلبيات.